La nuova invenzione di Google (il team ci lavora da un anno e mezzo) promette di unificare strumenti come Mail, Chat e Documenti in un unico “contenitore“. Wave ci permette di scambiare mail ed allo stesso tempo di contribuire alla stesura di un documento con un innovativo ed intuitivo sistema di gestioni delle revisioni. Dalla demo (ho embeddato il video qui sotto e vi consiglio caldamente la visione) viene mostrato come le notifiche di editing vengano sincronizzate in tempo reale carattere per carattere…

La piattaforma si basa su un nuovo protocollo che google vuole mantenere aperto per permetterne una rapida diffusione. Interessante anche lo sviluppo di robots che permettono di realizzare ad esempio una traduzione “in tempo reale” di una chat tra due persone che scrivono in lingue diverse :O [mandate avanti il video fino a 1:12:47 e gustatevi la traduzione on the fly della chat ].

Nel filmato vengono anche mostrate interessanti funzioni come:

• L’accesso alla piattaforma da mobile (Android e iPhone) [ mandate avanti il video fino a 0:25:36 ].
• L’inclusione di immagini con semplice drag and drop [ mandate avanti il video fino a 0:15:20 ]
• La possibilità di embeddare la wave dentro piattaforme di blogging [mandate avanti il video fino a 0:19:20]

Se ha destato il vostro interesse gustatevi il video

Uno dei primi strumenti che ho utilizzato su internet è sicuramente upcoming di yahoo.

Ricchissimo di eventi (grazie ad una community molto vasta) è comodo da utilizzare e segnalando la propria location preferita ci verranno mostrati tutti ciò che capita di interessante vicino a noi. E’ possibile filtrare per tipologia e conoscere chi (utente di upcoming) intende partecipare ad un particolare evento. Molto rapido il suo utilizzo, sicuramente un tool ben fatto e molto utilizzato.

Da qualche tempo ho cominciato ad utilizzare un altro utile strumento simile sviluppato in Italia, si chiama Smappo.

Questo interessante strumento permette come upcoming di segnalare e condividere con amici gli eventi e di inserire molte informazioni relative (la descrizione supporta tag html). Permette anche la visualizzazione e la navigazione attraverso mappe, per dare un esempio ecco la mappa relativa agli eventi dei ClubIN italiani.

Smappo è inoltre provvisto di API per chi volesse integrare le sue funzioni nel proprio sito, se volete saperne di più su tutte le sue funzioni leggete qui. Di seguito un piccolo filmato che racconta le caratteristiche dello strumento:

• Le conversazioni: Gmail raggruppa le mail che si riferiscono ad uno stesso oggetto in un unica grande mail che ci permette di vedere tutte le risposte insieme senza perderci i pezzi per strada.

• Le “etichette”: C’è la possibilità di associare ad ogni mail una label(etichetta) che ci permetterà poi una rapida ricerca tra tutte le mail (c’è la possibilità di associare diversi colori e se non vi bastano quelli di base c’è un opzione in “Impostazioni->Labs->Custom Label Colors“ che ve ne aggiunge di nuovi e vi da la possibilità anche di crearne di personalizzati).

• La ricerca: Velocissima la ricerca all’interno della mail e potentissima la possibilità di utilizzare stringhe ad hoc per filtrare meglio (link guida).

• L’archiviazione: Cercando di tenere sempre ordinata e vuota la cartella inbox (da appassionato GTD) l’archiviazione è una di quelle operazioni più utili e funzionali.

• I Filtri: la possibilità di associare determinate regole (help filtri) alle mail in arrivo (come ad esempio assegnare una label oppure archiviare direttamente la mail)

• Scorciatoie da tastiera: comodissimi i tasti di funzione per eseguire comandi frequenti come ad esempio scrivere una nuova mail (default=c). Grazie ai Labs (Impostazioni->Labs) inoltre esiste la possibilità di personalizzare tali tasti per adattarli alle nostre preferenze.

• Chat e VideoChat: La possibilità di chattare con gli altri utenti di gmail direttamente dalla home page della casella di posta, con la possibilità di rendere la finestra del browser indipendente ed anche (da un pò di tempo) di fare Audio o Video chiamate (installando un piccolo plugin per Win/MacOS). Di seguito un piccolo video:

• I Task: seppur ancora in versione minimale sicuramente uno dei migliori google labs per Gmail, ci permette di avere sempre sott’occhio le nostre todo list o appuntarci (organizzandole in liste) delle note.

• Le mail Speciali: spesso tra le varie mail ce ne sono di importanti che vorresti distiguere dalle altre, come funzione da subiti introdotta da Gmail c’è sicuramente la stellina gialla che ci permette di “contrassegnare” una mail come “speciale” e di ritrovarla facilemente insieme alle altri contrassegnate nel collegamento appena sotto “Posta in arrivo”.

• I temi: anche se io rimango affezzionato alla versione standard di gmail, da qualche tempo è possibile personalizzare lo stile dell’interfaccia web con diversi temi (una trentina).

• IMAP: sicuramente anche l’opportunità di poter utilizzare Gmail come IMAP e quindi potendo sincronizzare client e serve in maniera trasparente lo rende ancor di più un servizio completo, inoltre esiste la versione mobile (http://m.gmail.com) per iphone ed anche su questo dispositivo è possibile utilizzarla con server IMAP (tutorial).

Per chi volesse arricchire di funzionalità la pur già ricca Gmail consiglio un plugin per Firefox molto diffuso: Better Gmail 2. Esistono inoltre tanti piccoli addon utilizzabili dopo aver installato l’addon per Firefox GeaseMonkey.

Per gli appassionati degli strumenti di google anche oltre gmail consigli l’ottimo (e famoso) blog dei Googlisti.

Mi capita molto spesso di dimenticare questo proposito e tutte le volte che succede mi maledico… Pezzi di codice non commentati, partecipare a riunioni senza prendere appunti, dimenticare i promemoria per le mail e le telefonate importanti e via dicendo…

Quando però mi concentro e metto in pratica tanti piccole buone pratiche (GTD, etc..) mi accorgo che tutto il flusso di lavoro diventa molto meno complesso e gestibile oltre che meno stressante perché le varie attività trovano un organizzazione sensata e difficilmente si impazzisce per un imprevisto. Negli anni ho avuto sempre difficoltà a poter diffondere questo verbo nel senso che le persone tendono irrimediabilmente a mantenere il loro “metodo” sia questo giusto o sbagliato perché scarsamente inclini a “ascoltare” (il primo principio della comunicazione)…. un buon metodo per cercare di attirare l’attenzione è quello di portare un esempio concreto di come si possa migliorare la propria efficienza lavorativa mostrando come si utilizza uno srumento nuovo per l’interlocutore con cui dialoghiamo. Inoltre teniamo presente che non tutti rispondono alla stessa maniera e spesso necessitano di tempistiche diverse per assorbire o anche semplicemente capire cosa modificare del proprio stile di vita lavorativa.

Infine aggiungo due link che possono esservi utili: il primo è un piccolo software web-based adatto a tutti per organizzare eventi (ed anche sondaggi) sondando le disponibilità di ognuno, si chiama Doodle che a differenza di tanti altri che nel frattempo sono nati (+ avanzati, + ricercati) Doodle mantiene la sua semplicità ed immediatezza adatti ad un qualunque pubblico… Il secondo è invece un servizio web che permette di tenere traccia del tempo dedicato ai vai task (organizzati per progetti con possibilità di analisi su diagrammi gantt etc…) che utilizzo normalmente come strumento di organizzazione personale (anche se è possibile sfruttarlo per un piccolo team) si chiama ClockingIT.

Non vi tedio ulteriormente ma credetemi spendiamo un pò di tempo a trovare le metodologie e gli strumenti giusti ed il tempo che risparmiamo lo possiamo dedicare alle attività che veramente contano per la nostra attività ed più in generale per la nostra vita (per chi non l’ha ancora fatto vi consiglio il caro vecchio libro di Covey).